In de blogs op Goede Start Belastingdienst delen medewerkers hun ervaringen. Ze zijn werkzaam als voorlichter of redacteur en hebben in hun dagelijks werk met startende ondernemers te maken. Met hun tips helpen we je verder op weg.
Mijn werk in de buitendienst begint altijd met een vooraankondiging. Dat is de formele naam voor een brief waarin staat dat er een boekenonderzoek bij een ondernemer plaats gaat vinden. In die brief worden vragen gesteld over de administratie en worden de auditfiles (digitaal bestand van de administratie) opgevraagd. En hier zien we de verscheidenheid aan ondernemers terug in veel verschillende administraties.
Ik heb in de loop der jaren al veel verschillende administraties gezien, van auditfiles tot Excelbestanden en van handgeschreven schriftjes tot tabellarische kasboeken. Veel ondernemers worstelen met het opzetten van een administratie, want hoe doe je dat nou precies? Dat is een vraag die we vaak gesteld krijgen, net als de vraag of we nog een goede adviseur/boekhouder weten.
Op de laatste vraag kunnen we helaas geen antwoord geven. We zijn een overheidsinstelling en mogen daarom niet aangeven of iemand een goede adviseur is of niet. We mogen de ondernemers ook niet verplichten om een adviseur te nemen. Het hebben van een adviseur kan je overigens wel veel werk uit handen halen, helemaal als je nog niet weet hoe je een administratie moet gaan bijhouden.
Aan de andere kant moet je je toch ook wel wat verdiepen in het bijhouden van een administratie, omdat je zelf altijd verantwoordelijk blijft voor het nakomen van je fiscale verplichtingen. Je adviseur zal je ook vragen om de cijfers van je bedrijf aan te leveren.
Als je gebruik gaat maken van de diensten van een adviseur, is het belangrijk dat je meteen de juiste adviseur voor jou uitkiest. Ik zie het namelijk geregeld dat ondernemers halverwege het jaar of na een paar jaar overstappen naar een andere adviseur. Dat hoeft op zich geen probleem te zijn, maar het kan wel problemen veroorzaken. Je adviseur houdt namelijk vaak jouw administratie bij in softwarepakketten. Soms verlopen inloggegevens hierdoor en kunnen de ondernemers niet meer bij hun administratie komen.
Een antwoord op de vraag hoe je een administratie bij kunt houden, geven we gelukkig wel. Dat doen we uitgebreid op de Goede Start-Site bij het onderdeel ‘Administratie’. Ook hier heb ik al van alles meegemaakt in de controle. Sommige ondernemers hebben geen geld om een adviseur in te huren, maar hebben ook weinig kennis en ervaring met het bijhouden van een administratie. Terwijl de digitale wereld het je tegenwoordig juist zo makkelijk kan maken!
Een goed softwarepakket hoeft helemaal niet duur te zijn. Je hebt tegenwoordig boekhoudsoftware waar je zelf belastingaangiften mee kan doen en die gekoppeld is aan betalingsmogelijkheden via iDeal. Ook hiervan mogen we helaas geen namen noemen, maar kijk ook hier goed van tevoren welk pakket je gaat nemen. Zo maakt het bijvoorbeeld uit of je de aangiftes zelf wilt gaan indienen of dat je ze laat indienen door een adviseur. Als je aangiften wilt gaan indienen van uit je boekhoudsoftware dan heb je een pakket met Standard Business Reporting (SBR) nodig.
Daarnaast is het onhandig om halverwege het jaar van pakket te switchen. Wil je boekhoudsoftware aanschaffen, dan is nu, met het nieuwe jaar voor de boeg, een goed moment. Halverwege het jaar switchen van pakket is doorgaans onhandig. En als je al boekhoudsoftware hebt en toch wilt switchen, hou er dan wel rekening mee dat de gegevens die in het oude pakket staan nog minimaal 7 jaar beschikbaar moeten zijn. Dat is wat lastig als je geen inloggegevens meer hebt van dat oude pakket.
Ik hoop dat ik jullie wat goede voornemens heb mogen aangeven. Succes met het opzetten van je administratie!
Download hier de meest recente versie van het Handboek Ondernemen van de Belastingdienst en lees handige tips, informatie en handvatten om succesvol te ondernemen. Klik hier voor de versie van vorig jaar bij onze downloads.
Patricia werkt sinds 2007 voor de Belastingdienst. Patricia geeft voorlichting aan startende ondernemers en beantwoordt vragen tijdens de live chat tijdens het webinar Goede Start of de webinar specials. Daarnaast is ze vaktechnisch redacteur voor het platform goedestartbelastingdienst.
